Business Mentoring · Delegation
Delegieren. Du gibst keine Aufgabe ab, sondern einen Entscheidungsspielraum.
Was Delegieren bedeutet, was hinter den „5 Stufen der Delegation“ steckt, wie du Leitplanken setzt und was du sagst, wenn die Aufgabe als Frage zurückkommt.
Aufgabe mitbringen01
Was bedeutet delegieren?
Delegieren heißt, Kompetenz und Verantwortung an jemanden weiterzugeben. Das Gabler Wirtschaftslexikon nennt es die „Übertragung von Kompetenz (und Verantwortung) auf hierarchisch nachgeordnete organisatorische Einheiten“ (Gabler Wirtschaftslexikon).
Das klingt einfach.
In der Praxis wird meistens nur ein Teil davon übergeben: die Arbeit.
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Aufgabe, Entscheidung, Verantwortung
Wer delegiert, gibt eigentlich drei Dinge weiter.
Die Aufgabe: was zu tun ist.
Die Entscheidung: wie es gemacht wird, und was passiert, wenn etwas Unerwartetes kommt.
Die Verantwortung: wer für das Ergebnis geradesteht.
Gibst du nur die Aufgabe ab, kommt sie zurück. Als Frage.
„Wie soll ich das machen?“ „Passt das so?“ „Kannst du kurz drüberschauen?“
Dann hast du Arbeit übertragen, aber keine Entscheidung.
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Was sind die 5 Stufen der Delegation?
Die ehrliche Antwort: Ein festes Modell mit diesem Namen gibt es nicht. Je nach Quelle heißen die fünf Stufen anders.
Die älteste belegbare Fünferliste stammt von William Oncken und Donald Wass aus der Harvard Business Review von 1974 (Who's Got the Monkey?). Eigentlich beschreiben sie fünf Stufen der Initiative. Für Delegation passt das genau.
In meiner Übersetzung:
- Warten, bis man es gesagt bekommt.
- Fragen, was zu tun ist.
- Eine Empfehlung machen und sie dann umsetzen.
- Handeln und sofort Bescheid geben.
- Selbst handeln und routinemäßig berichten.
Ihr Rat an Führungskräfte: Für jedes Problem eine Stufe vereinbaren, und die Stufen eins und zwei gar nicht erst zulassen.
Wer delegiert, arbeitet also mit den Stufen drei bis fünf.
Noch älter ist das Kontinuum von Robert Tannenbaum und Warren Schmidt (Harvard Business Review, 1958) mit sieben Punkten: von der Führungskraft, die allein entscheidet und das Ergebnis verkündet, bis zur Gruppe, die innerhalb vorgegebener Grenzen selbst entscheidet (How to Choose a Leadership Pattern). Wer mehr dazu lesen will: Führungsstile.
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Wann eine Aufgabe auf die nächste Stufe gehört
Die Stufe ist kein Urteil über einen Menschen. Sie ist eine Vereinbarung für eine Aufgabe.
Und sie sollte sich bewegen.
- Weg von Stufe 2: wenn dieselbe Frage zum dritten Mal kommt. Dann ist es Zeit, eine Empfehlung zu verlangen statt einer Frage.
- Stufe 3 auf 4: wenn du die Empfehlungen seit Wochen nur noch abnickst.
- Stufe 4 auf 5: wenn du von der Rückmeldung nichts mehr erfährst, was du nicht erwartet hättest.
Bleibt eine Aufgabe auf ihrer Stufe stehen, obwohl die Person längst weiter ist, wird aus Delegation Kontrolle.
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Leitplanken statt Erlaubnis
Gute Delegation braucht keine Erlaubnis für jeden Schritt. Sie braucht Leitplanken.
- Das Ziel: Woran sehen wir beide, dass es gut geworden ist?
- Der Rahmen: bis zu welchem Betrag, welchem Risiko, welchem Termin.
- Der Meldepunkt: Wann willst du Bescheid bekommen, bevor entschieden wird?
- Die Rückschau: ein fester Termin, an dem ihr kurz draufschaut.
Innerhalb dieser Grenzen wird entschieden, nicht gefragt.
Welche Rolle beim A steht und bis wohin sie entscheidet, kannst du mit einer RACI-Matrix festhalten.
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Wenn die Aufgabe als Frage zurückkommt
Oncken und Wass nennen es den Affen, der vom Rücken deiner Mitarbeiterin auf deinen springt.
Er kommt meistens mit einem harmlosen Satz: „Darf ich dich kurz was fragen?“
Die einfachste Antwort ist eine Gegenfrage: „Was schlägst du vor?“
Damit bleibt die Entscheidung dort, wo sie hingehört.
Das fühlt sich anfangs langsamer an. Ist es auch. Am Anfang.
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Ein Beispiel: dasselbe Angebot, drei Stufen
- Stufe 3: „Schlag mir einen Preis vor. Wenn ich zustimme, schick es raus.“
- Stufe 4: „Schick es raus und gib mir gleich danach Bescheid.“
- Stufe 5: „Mach es. Ich sehe es im Monatsbericht.“
Und so klingt Stufe 2, die Oncken und Wass abschaffen wollen: „Frag mich, bevor du das Angebot schreibst.“
Welche Stufe richtig ist, hängt nicht vom Angebot ab. Sondern davon, wie oft die Person solche Angebote schon gemacht hat und was ein Fehler kosten würde.
Warum Delegieren so schwerfällt, habe ich im Blog aufgeschrieben: Delegieren lernst du nicht, indem du mehr abgibst.
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Häufige Fragen
Gibt es ein anderes Wort für delegieren?
Übertragen, abgeben oder weitergeben. Im engeren Sinn meint delegieren aber mehr als abgeben: Mit der Aufgabe gehen auch Entscheidung und Verantwortung mit.
Wie nennt man eine Person, die delegiert?
Delegationsgeber:in. Die Person, die die Aufgabe übernimmt, heißt Delegationsnehmer:in.
Was ist Rückdelegation?
Wenn eine delegierte Aufgabe wieder bei der Person landet, die sie abgegeben hat, meistens als Frage oder als Bitte um Freigabe. Sie passiert vor allem dann, wenn die Entscheidung nie mit übergeben wurde.
Was kann ich nicht delegieren?
Entscheidungen, die nur die Geschäftsführung treffen kann, etwa über die Ausrichtung des Unternehmens oder darüber, wer ins Führungsteam kommt. Was dazugehört, steht bei den Aufgaben der Geschäftsführung.
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Eine Aufgabe, die immer wieder bei dir landet? Bring sie mit. Wir legen gemeinsam fest, auf welcher Stufe sie eigentlich liegen sollte und welche Leitplanken dafür fehlen.
30 Minuten, eine Aufgabe, eine Stufe.
Die Presse · „30 unter 35“ · über 25 Unternehmen und Kanzleien begleitet · HR Inside Summit 2026, Hofburg Wien
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